Edição 241 - Abril/2014
Imagine a seguinte situação: um arquiteto tem um excelente portfólio, participa de muitas concorrências, apresenta ótimas ideias, mas é sempre preterido na hora de fechar um contrato com um cliente. Ou então outro profissional que, embora tenha bom volume de encomendas, sofre com a baixa lucratividade do seu escritório e todo o mês passa aperto para fechar as contas. Tais cenas, comuns entre os escritórios de arquitetura brasileiros, podem exigir mudanças nas áreas de finanças, marketing, gestão de pessoas e processos internos. Mas como saber o que e como mudar?
A resposta pode vir da elaboração de um diagnóstico empresarial, ferramenta de administração que permite ao empresário enxergar onde estão os gargalos que impedem maior sucesso e lucro. "Se o profissional acha que sua empresa pode melhorar, o primeiro passo é fazer um diagnóstico", afirma a consultora do Sebrae Paraná, Leda Terabe.
POR QUE FAZER?
A função do diagnóstico empresarial é servir de base para a definição das estratégias a serem adotadas e também ser uma referência para a medição dos resultados dessas estratégias, no futuro. "A utilidade desse instrumento está justamente no fato de ele ser, ao mesmo tempo, uma luz na escuridão e um conjunto de parâmetros para aferição de desempenho", explica o engenheiro e consultor Ênio Padilha.
O diagnóstico pode ser utilizado não apenas como um instrumento de correção e de melhoria de processos, mas também para evitar que eventuais problemas na administração da empresa cresçam. "Trata-se de uma ferramenta de suma importância, pela qual podemos vislumbrar situações futuras e nos prevenir adequadamente, fazendo as adequações necessárias, sejam elas de ordem financeira, de RH, dos produtos ou dos processos", acrescenta o arquiteto Felipe Aflalo, sócio-diretor do Aflalo & Gasperini.
Felipe conta que, em seu escritório, a prática de analisar a empresa está consolidada e é realizada de forma periódica e segmentada por cada setor do escritório: finanças, planejamento, pessoal etc. "Além disso, a cada seis meses levantamos diagnósticos de clima organizacional, o que tem sido de grande valia para a melhoria dos processos de recursos humanos e de produção", revela Felipe Aflalo.
CHECKUP EMPRESARIAL
"Elaborar um diagnóstico empresarial é semelhante a uma visita ao médico", compara Leda Terabe, segundo a qual é recomendável que o processo seja conduzido por um consultor especializado.
A ferramenta consiste na aplicação de um questionário aos sócios do escritório abarcando vários segmentos da administração, desde aspectos relacionados à gestão de processos internos, chegando ao marketing realizado junto ao cliente. Em geral, o diagnóstico é composto por cerca de 40 a 50 perguntas que devem ser sinceramente respondidas pelos administradores.
Em alguns casos, parte do questionário pode ser aplicada também a "funcionários-chave", aqueles que têm função estratégica em cada departamento da empresa. Além do questionário, a avaliação é composta por observações visuais feitas pelo consultor e por um levantamento e análise de dados para verificar controles e fluxos de processo.
A metodologia é simples - basicamente o consultor pergunta e o empresário responde. Mas sua eficácia depende de que sejam feitas as perguntas certas e que elas sejam respondidas com clareza e exatidão.
ANÁLISE DE DADOS
Uma vez concluída a entrevista, o consultor emite o seu diagnóstico. Em um relatório, que pode ser mais ou menos consistente, a depender da experiência do profissional e da qualidade das informações cedidas, são apontadas as fragilidades da empresa e conselhos para o arquiteto melhorar o desempenho do seu negócio. "Em alguns casos, o diagnóstico pode indicar que o empresário não possui perfil para empreender", exemplifica Leda. Nesse caso, a recomendação pode ser o arquiteto fazer cursos sobre os conteúdos mais problemáticos, realizar networking e, até mesmo, buscar um sócio com perfil complementar adequado.
A participação de um consultor externo, com sólidos conhecimentos de gestão, da área de prestação de serviços e capacidade para entender as idiossincrasias da atividade de arquitetura e urbanismo, é necessária para garantir o sucesso do trabalho. "Diagnóstico empresarial é um recurso avançado de administração e, para fazê-lo com propriedade, é necessário ajuda externa, bem como confiar nos resultados dos exames e nos remédios que forem receitados. Existem metodologias específicas para realizar um diagnóstico empresarial", defende Padilha.
AUTOANÁLISE
Um diagnóstico bem feito requer que o empresário-arquiteto interrompa temporariamente suas atividades cotidianas para analisar, de maneira crítica, como os processos ocorrem em seu escritório. Por isso, o profissional deve estar preparado para dedicar algum tempo para apoiar o consultor a colher os dados necessários. Isso significa, na prática, dedicar-se a longas entrevistas e busca por documentos.
Daí surge o primeiro desafio a ser superado. "Na cabeça da maioria dos arquitetos, isso significa parar de produzir e perder tempo com coisas que não têm importância imediata", lamenta Padilha. "Os titulares costumeiramente são obcecados pelo produto fornecido e não dão atenção para aquilo que não tem relação com o processo produtivo. Administração financeira, recursos humanos e até mesmo marketing, muitas vezes, são considerados supérfluos ou, quando muito, um mal necessário", continua o consultor.
Embora possa ajudar a elevar a lucratividade de um escritório, apenas a elaboração do diagnóstico empresarial não é garantia de melhorias internas. Leda Terabe, do Sebrae, lembra que cabe ao administrador priorizar e executar as correções recomendadas pelo consultor. "Para dar certo, o empresário precisa confiar plenamente no diagnóstico recebido, caso contrário, o trabalho terá sido em vão", acrescenta Padilha.
Nesse sentido, é fundamental que o empresário exija clareza e simplicidade nas explicações dadas pelo consultor. "Afinal, o consultor vai embora depois da plantação e é o administrador que ficará para a colheita dos resultados", finaliza Padilha.
Questões que podem fazer parte de um diagnóstico empresarial
1) Por que você criou a sua empresa? Quais eram os objetivos iniciais da empresa?
2) Os objetivos iniciais da empresa foram ou estão sendo atingidos? Quais deles foram abandonados? Por quê?
3) Que tipo de produto a empresa fornece atualmente? Quais produtos gostaria de deixar de fornecer? Quais produtos gostaria de incluir no seu portfólio?
4) Que tipo de cliente a sua empresa atende? Que tipo de cliente gostaria de deixar de atender? Por que a sua empresa não consegue atender o tipo de cliente desejado?
5) Os seus empregados são os ideais? Como foram contratados? Você considera que o processo seletivo utilizado pela empresa está correto?
6) Como é feito o controle financeiro? Você acha que tem informações suficientes para tomar decisões nessa área?
Fonte: Ênio Padilha, consultor
Fonte: http://au.pini.com.br/arquitetura-urbanismo/241/artigo310695-1.aspx
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