Edição 242 - Maio/2014
Produzir mais em menos tempo é um dos sonhos de consumo do mundo contemporâneo. No caso especial dos escritórios de arquitetura, produtividade significa concluir os projetos com eficiência, dentro dos prazos acordados, e manter um bom fluxo de trabalho, suficiente o bastante para manter a empresa em equilíbrio financeiro. Na prática, fazer isso requer um grande esforço de gestores e líderes de projetos para criar um clima organizacional propício à produção. É preciso também manter, a todo o momento, o engajamento e o envolvimento dos membros da equipe para que todos, juntos, façam o barco andar.
PLANEJAR SIM
Quem está preocupado em elevar a produtividade deve, antes de tudo, elaborar um bom planejamento. "O problema é que planejar e sistematizar nem sempre são atividades familiares para os arquitetos, cuja natureza do trabalho está muito mais relacionada à criatividade do que ao cumprimento de planos e metas mais rigoroso", comenta a arquiteta Vera Zaffari. "Mas não há outra saída quando se tem clientes que buscam resultado, têm escopos definidos e prazos de entrega", continua a arquiteta, que tem escritório em Porto Alegre.
Planejamento e organização devem ser encarados como aliados, e nunca como amarras à criação, defende Fernanda Zannoni, consultora em gestão focada em empresas prestadoras de serviços. Ela explica que a produtividade está diretamente relacionada ao processo (como fazer) e às pessoas (quem faz). "A falta de processos mapeados e controlados gera retrabalho e perda de tempo. E o tempo dos profissionais é o recurso mais caro de um escritório de arquitetura", alerta a consultora.
COMO FAZER
Fernanda cita quatro ações práticas que podem ajudar a eliminar gargalos à produtividade. A primeira delas é mapear os processos de produção atuais do escritório. Coloque todos os fluxos de trabalho no papel. Em seguida, analise friamente e com certo distanciamento os pontos que podem ser aprimorados.
Mude o fluxo dos processos visando à melhor produtividade e retire dos profissionais mais experientes serviços que possam ser realizados por mão de obra menos experiente. A ideia é que, com isso, eles possam produzir mais serviços de alto valor agregado. "Não é incomum vermos arquitetos titulares ou supervisores fazendo trabalhos de boy ou secretária, como atendimento telefônico, ida a bancos etc. Isso é desperdício", revela Fernanda.
Desenhe, implemente e controle o mapa de processos ideal para as características do negócio. Por fim, liste as pessoas e o que elas fazem de melhor. Com base nessas informações, procure realocar os profissionais de acordo com suas competências e preferências.
PRODUTIVIDADE PELO RALO
Para o arquiteto Marcelo Rosset, a dica é prestar bastante atenção nas etapas que mais consomem tempo no dia a dia de um escritório de arquitetura. "A compatibilização dos projetos é uma delas, especialmente porque sua realização não depende apenas do nosso esforço", alerta. Depender da agilidade de outros parceiros muitas vezes pode ser um problema.
Segundo Marcelo, a estratégia para minimizar os danos, nesses casos, é se antecipar e tentar trabalhar com margem no cronograma. "Quando é de nossa responsabilidade, procuramos contratar as empresas parceiras o mais cedo possível. Também vale dar preferência a parceiros que cumprem prazos", sugere o arquiteto.
MAIS OBJETIVIDADE
No dia a dia, a produtividade em um escritório de arquitetura acaba tendo estreita relação com o domínio, pelos profissionais, de cada uma das etapas que compõem o trabalho - estudo de viabilidade, estudo preliminar, anteprojeto, projeto legal e projeto executivo. "O perfeito conhecimento das entradas e saídas de cada etapa é fundamental. É isso que define o que devemos produzir em cada momento e aonde devemos chegar ao final das etapas", pontua Vera Zaffari.
Para a arquiteta, manter uma equipe focada em resultados é outra medida importante, ainda mais levando-se em consideração que os arquitetos são, por natureza, pessoas detalhistas. "Sem objetivos definidos e foco no resultado, podemos passar um mês pensando em minúcias, como no pezinho da mesa auxiliar. E o processo não anda", exemplifica, ressaltando que, em um escritório de arquitetura, o objetivo deve ser realizar o melhor projeto possível sempre vinculado ao tempo disponível.
SEGMENTAÇÃO
Ter foco em um segmento, especialização e experiência também podem fazer a diferença quando se busca produtividade. Entender o negócio do cliente e compreender suas necessidades ajudam a evitar retrabalhos que minam a produtividade do escritório. "No nosso caso, trabalhamos há 14 anos com arquitetura comercial e projetos para varejo, como shopping centers, redes de lojas, hipermercados e hotelaria. Se tivermos que projetar uma residência amanhã, certamente levaremos muito mais tempo do que alguém que só se dedica a essa tipologia de projeto", compara Vera.
Para poupar tempo, muitos escritórios optam por dividir suas equipes por etapa de projeto, formando especialistas que fazem melhor e mais rápido atividades com as quais tenham maior afinidade. "Em outros casos, o melhor é criar grupos que atendam determinado perfil de projeto ou cliente, do início ao fim, e aí o ganho se dá pela familiaridade com o tipo de produto final", sugere Fernanda Zannoni.
DESCONTRAÇÃO PRODUTIVA
As grandes corporações já sabem que ambientes de trabalho saudáveis e agradáveis tendem a fazer com que as pessoas trabalhem mais felizes, contribuindo para que sejam mais produtivas. Em um escritório de arquitetura, conseguir um clima organizacional leve não é difícil, levando-se em conta o perfil das equipes, na maioria, pessoas jovens e criativas. "Mas um bom ambiente de trabalho não significa clima de festa. As pessoas precisam saber que têm responsabilidades e prazos a cumprir", lembra Marcelo Rosset.
Para manter todos no mesmo ritmo, vale recorrer à realização de reuniões semanais para verificar o andamento dos projetos. "No nosso caso, como sentamos um de frente para o outro, esse acompanhamento acaba se dando na base da conversa diária", comenta Marcelo.
"A descontração, aliada a uma clara definição de responsabilidades e produtividade esperada, é o ambiente mais adequado ao profissional de arquitetura", acredita Fernanda. Segundo a consultora, uma liderança eficaz garante o equilíbrio entre um ambiente agradável e descontraído, objetivos atingidos e satisfação de todos os envolvidos.
Para isso, é fundamental que os colaboradores saibam claramente o que é esperado deles, recebam os recursos adequados para execução, feedbacks positivos ou oportunidades de melhoria ao longo da realização dos trabalhos. "O equilíbrio e a produtividade serão determinados pela qualidade da liderança, inclusive quanto à capacidade de escolher as pessoas certas para o negócio", comenta a consultora.
7 dicas para ser mais produtivo
1) Tenha o foco na tarefa principal
Valorize seu tempo. Não perca tempo com detalhes que podem ser delegados a outras pessoas
2) Faça coisas que você não gosta de fazer
Mas que precisam ser feitas, como organizar dados, atualizar planilhas ou digitar relatórios. Quanto mais competente você for nessas tarefas, mais rapidamente se livrará delas
3) Não deixe o perfeccionismo paralisar seu trabalho
Isso é muito comum entre arquitetos. Não pense no seu trabalho como algo que depende de um único e simples detalhe. É o conjunto da obra que definirá sua reputação
4) Não tente fazer tudo ao mesmo tempo
Mesmo diminuindo sua carga de trabalho, fazer uma coisa de cada vez vai ajudá-lo a fazer melhor
5) Utilize, todos os dias, a lista de tarefas
Trata-se de um dos mais antigos (e eficientes) recursos para controle de produtividade
6) Tenha alguém para cobrar seus resultados
Mesmo que você seja o titular do escritório, convém definir alguém para quem você tenha de prestar contas diariamente. Por exemplo, permita que sua secretária cobre a finalização de tarefas de sua rotina
7) Verifique suas redes sociais somente no final do dia
A menos que sua atividade profissional exija o contato permanente com seus amigos e seguidores nas redes sociais, considere essa atividade com distração
Fonte: extraído e adaptado do artigo 11 dicas para aumentar a produtividade em 2014, do consultor Ênio Padilha
Fonte: http://au.pini.com.br/arquitetura-urbanismo/242/artigo311286-1.aspx
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