Edição 239 - Fevereiro/2014
O arquiteto Bruno Campos, do escritório mineiro BCMF, numera seus moleskines e indica mês e ano em que foram usados - desde 2004. Pode parecer um pouco de exagero, mas ser sistemático no arquivamento de documentos já o tirou de situações complicadas com clientes. "Certa vez, na apresentação final de um projeto, fui questionado sobre um detalhe. O cliente perguntou quem tinha pedido para fazer a obra daquele jeito e eu respondi que havia sido ele mesmo. Por um acaso, eu tinha anotado em meu moleskine até a frase exata que a pessoa disse e aí acabaram-se os questionamentos e a discussão", conta o arquiteto.
Ele não foi o único que contou com a precaução como aliada. Afinal, não existe uma legislação específica que obrigue os profissionais de arquitetura a guardar um ou outro documento por determinado tempo. O que precisa existir é o Registro de Responsabilidade Técnica (RRT) da obra na prefeitura. O restante cabe à organização pessoal de cada escritório ou indivíduo.
GUARDAR PARA SE RESGUARDAR
Para Silvio Lagranha, do gaúcho Mapa, foi um desenho que garantiu que não houvesse o dito pelo não dito. "Um fornecedor insistiu em dizer que nunca havia recebido tal projeto para executar uma esquadria. Como tínhamos as pranchas e os emails trocados com ele, mostramos ao cliente e ao construtor que estávamos corretos."
Em linhas gerais, os profissionais devem guardar todos os desenhos, plantas, projetos, atas de reunião, e manter salvas as trocas de e-mail com clientes e fornecedores. Dessa maneira, qualquer dúvida pode ser tirada, seja para resolver um conflito ou apenas para esclarecer. Independentemente de ser uma grande empresa, cliente pequeno ou para o poder público, nada muda e as necessidades de documentação e arquivamento são as mesmas.
DIGITALIZAÇÃO
Hoje a questão é mais fácil tanto no aspecto da necessidade de espaço quanto na preservação dos materiais. "O que aconteceu nos meus 30 anos de carreira foi passar do papel manteiga e vegetal com suas gigantescas mapotecas para o atual HD externo como forma de conservar o arquivo eletrônico. Nos anos de 1990, trabalhei em um escritório muito moderno, no qual usávamos zipdrive - um disquete que armazenava 300 MB e funcionava como um HD externo - e a rede era conectada por cabos de telefone", lembra George Gavalas, do escritório paulistano Pedro Taddei e Associados.
Embora existam hoje softwares e aplicativos para absolutamente tudo, muitos dos primeiros esboços saem no papel e lápis, e há quem não se adapte a fazer anotações diretamente em meio digital. Se esse for o caso, vale fazer o arquivamento das duas maneiras: guardando os riscos em pastas e os cadernos e blocos de notas em caixas e digitalizando tudo para salvar em outras mídias.
BACKUP
Já o que é feito diretamente no computador precisa estar organizado por pastas e diretórios que contenham tudo referente a determinado projeto. E sempre com backups duplos, como fazem os profissionais do Pedro Taddei.
"Recentemente assaltaram um escritório aqui em Belo Horizonte e levaram HDs e documentos. Se não há uma segunda cópia, fica perdido para sempre. Aliás, isso me fez lembrar que preciso duplicar algumas coisas por aqui", observou Bruno Campos.
No Mapa, o processo de arquivamento é feito em duas etapas: "Os projetos passam por duas fases de backup - HD externo e depois arquivamento em DVD. Já os documentos em papel permanecem nas pastas por períodos que variam de cinco a dez anos. Como somos um escritório pequeno, não precisamos criar um sistema complexo, como o exigido quando se pretende uma certificação do tipo ISO, mas guardamos tudo que proteja o escritório de qualquer tipo de reclamação de terceiros".
DOCUMENTOS
Além dos arquivos digitais e o próprio projeto em papel, também vale guardar os contratos e/ou termos assinados entre o cliente e o escritório, documentos de assinatura de responsabilidade técnica e mesmo outros com anotações de clientes e equipes multidisciplinares comentando os projetos, desenhos com comentários, e claro o as built.
No BCMF, cada projeto recebe um número e esse número vai em tudo que se refere ao trabalho. Os e-mails, por exemplo, têm este número no campo no assunto e são catalogados em um arquivo de Excel. "Antes de enviar, cada pessoa precisa ir nesta planilha e colocar para quem enviou o e-mail, o conteúdo e a data", explica Bruno. O projeto executivo do Mineirão, assinado pelo escritório, conta com 1.968 mensagens.
MANUTENÇÃO
De tempos em tempos, vale revisar tudo o que está no HD dos computadores e checar o que já pode ser passado para arquivo morto. Com disciplina para fazer isso a cada seis meses, a vida ficará mais fácil e mais organizada o tempo todo.
Por mais que pareça um conselho óbvio, é válido escolher bem o local de arquivamento, seja de papéis ou mídias digitais. Ele deve ser longe do sol, livre de umidade e, se possível, com temperatura controlada. Uma boa saída é um armário fechado que combine pastas suspensas e prateleiras, dica dos profissionais do Mapa. Também é preciso planejar uma limpeza periódica, para retirar o acúmulo de poeira, e vale manter duas cópias de tudo, sempre em locais diferentes. Se forem documentos de algum projeto confidencial, há vários programas que ensinam a criptografar arquivos e protegê-los com senhas - uma precaução a mais.
Como preservar seus documentos
CDs e DVDs
- Guardar nas caixinhas adequadas, para proteger da poeira, e deixar sempre na vertical, para não ocorrer pressão do peso dos que estão em cima nos debaixo. Evitar lugares com incidência de sol e, se o disco estiver sujo ou manchado, limpar com uma flanela macia e seca antes de rodar. Nunca é demais fazer duas cópias de cada disco
Pen drives e HDs externos
- Guardar longe da luz e do sol e ter os documentos mais importantes salvos em dois endereços diferentes (um HD em casa e outro no escritório). Quedas podem ser fatais para esses gadgets, por isso vale guardá-los em estojos macios
Papel
- Projetos em papel vegetal podem ser escaneados e armazenados em rolos, mas é preciso cuidar para que o lugar esteja dedetizado, já que traças são famintas e podem acabar com o arquivo
Cadernos e anotações
- Para organizá-los, vale colar etiquetas na frente dos cadernos com a data de início e fim de seu uso ou com o assunto, caso o caderno seja só de um projeto, por exemplo
E-mails
- Organizar os e-mails por pastas de cada projeto. Há diversos programas de backup de e-mails que podem ser úteis. Outra maneira é criar um endereço em uma conta de e-mail virtual (como Gmail ou Hotmail) para enviar as mensagens mais importantes de cada projeto. Isso funcionará como uma espécie de nuvem na internet que se pode acessar de qualquer lugar
Fonte: http://au.pini.com.br/arquitetura-urbanismo/239/artigo305311-1.aspx
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